Mbingarkimi me të dhëna: arsyeja pse ekipet financiare duhet ta rishqyrtojnë menaxhimin e informacionit

Sepse edhe pse transformimi dixhital ka ndryshuar shumë fusha të biznesit, operacionet financiare, veçanërisht AP-të, shpesh mbeten prapa. Regjistrimi manual i të dhënave, proceset e miratimit të fragmentuar dhe integrimi i dobët i sistemeve vazhdojnë të jenë pengesa të mëdha. Drejtuesit financiarë i njohin përfitimet e automatizimit, por zbatimi mbetet i pasigurt dhe shumë ekipe automatizojnë vetëm pjesërisht proceset e tyre të punës.

Raporti më i fundit mbi tendencat e automatizimit të llogarive të pagueshme¹ zbuloi se, edhe pse shumica e bizneseve e pranojnë nevojën për automatizim, 74% e tyre funksionojnë ende me procese të automatizuara vetëm pjesërisht për AP-të. Kjo duhet të ndryshojë. Për ekipet financiare, mund të jetë demoralizuese të shpenzojnë një pjesë të madhe të javës së punës me detyra administrative. Dhe drejtuesit financiarë duhet të tregojnë se departamenti nuk është thjesht një qendër kostosh, por është thelbësor për planifikim inteligjent, strategji dhe vendimmarrje të bazuar në të dhëna në nivelet më të larta të biznesit.

Më shumë se një e pesta e ekipeve të AP-ve janë disa muaj pas në përpunimin e faturave² dhe kjo është e rëndësishme, sepse në mjedisin e paqëndrueshëm të biznesit të sotëm, është shumë e rëndësishme të dihet se sa detyrime ka biznesi dhe kur duhet t’i paguajë ato, për të ruajtur fleksibilitetin financiar. Në kohë të pasigurta, bizneset me transparencë të ulët mbi fluksin e parasë mund të mos jenë në gjendje të reagojnë ndaj ndryshimeve të tregut dhe mund të hasin vështirësi për të marrë kredi me kushte të favorshme³ .

Drejtuesit financiarë do të shohin përfitime strategjike të gjera nga kalimi në një departament financiar me prioritet dixhital, si p.sh. pajtueshmëri më të fortë dhe kosto të reduktuara, duke fuqizuar njëkohësisht profesionistët e kualifikuar financiarë që të merren me planifikim afatgjatë me vlerë të lartë, në vend të detyrave të regjistrimit manual të të dhënave.

Për bizneset që ende i menaxhojnë operacionet financiare manualisht, mungesa e efikasitetit shfaqet në çdo fazë. Faturat mbërrijnë në disa formate, disa dixhitale, disa ende fizike, gjë që kërkon regjistrimin manual të të dhënave para përpunimit. Proceset e punës së miratimit shpesh janë të ngadalta dhe të fragmentuara, duke rezultuar në vonesa, pagesa të vonuara dhe marrëdhënie të tensionuara me furnitorët. Dhe këto sfida shpesh janë vetëm një pjesë e vogël e problemit.

Sipas raportit mbi tendencat e AP-ve, 60% e faturave regjistrohen ende manualisht në sistemet ERP ose në sistemet kontabël dhe 52% e profesionistëve të AP-ve shpenzojnë më shumë se dhjetë orë në javë duke përpunuar fatura. Këto mungesa efikasiteti shkaktojnë humbje kohe dhe krijojnë nivele tejet të larta stresi për ekipet financiare, ku 64% e të anketuarve përmendin proceset joefikase si sfidën e tyre më të madhe.

Pajtueshmëria po bëhet gjithashtu më e ndërlikuar. Sipas disa studimeve, gjobat rregullatore në fushat që lidhen me proceset “Njihni klientin tuaj” (KYC) dhe “Menaxhimin e ciklit të jetës së klientit” (CLM) janë rritur me 53% vitet e fundit⁴. Pa informacione të strukturuara dhe procese të menaxhimit financiar për të adresuar strukturën rregullatore që ndryshon vazhdimisht, bizneset e ekspozojnë veten ndaj rreziqeve të panevojshme financiare dhe reputacionale.

Megjithatë, organizatat që kanë integruar teknologji moderne brenda departamentit të financës, po tregojnë rezultate të shkëlqyera. Kërkimet nga Ardent Partners⁵ tregojnë se automatizimi i nivelit më të lartë i AP-ve kursen 79,5% të kostove të përpunimit të faturave dhe kërkon më pak se një të tretën e punonjësve për të menaxhuar proceset e punës së AP-ve, krahasuar me performuesit mesatarë.

Drejtuesit financiarë i njohin pikat problematike. Por, tejkalimi i tyre kërkon më shumë sesa përmirësime graduale të sistemeve dhe proceseve. Duhet të ketë një ndryshim themelor në mënyrën se si menaxhohet, aksesohet dhe përpunohet informacioni financiar. Me pak fjalë, duhet të ketë menaxhim më inteligjent të informacionit.

Organizatat që modernizojnë qasjen e tyre ndaj menaxhimit të informacionit mund të arrijnë përfitime transformuese. Por si duket kjo në praktikë?

Bizneset duhet të dixhitalizojnë proceset financiare, të automatizojnë miratimin e faturave dhe të centralizojnë dokumentet financiare. Nga kjo, ato do të fitojnë më shumë kontroll, do të reduktojnë kostot dhe do të lirojnë ekipet e financës nga proceset rutinë për t'u fokusuar në detyra me vlerë më të lartë.

Një nga ndikimet më të dukshme është në shpejtësinë e përpunimit të faturave. Studimi i Ardent tregon se bizneset që përdorin automatizimin e AP-ve i përpunojnë faturat 81% më shpejt, duke reduktuar kohën mesatare të ciklit të faturave nga mbi 10 ditë në vetëm 3 ditë për departamentet e financës me performancë të lartë.

Përtej efikasitetit operacional, një qasje e strukturuar në menaxhimin e informacionit përmirëson gjithashtu saktësinë dhe transparencën financiare. Studimi i tendencave të automatizimit të AP-ve zbuloi se organizatat me procese pune plotësisht të dixhitalizuara të AP-ve reduktojnë gabimet e përpunimit me 73% dhe arrijnë një përmirësim prej 40% në saktësinë e raportimit financiar. Ky nivel transparence të saktë u mundëson drejtuesve financiarë të marrin vendime të bazuara në të dhëna, të optimizojnë kapitalin qarkullues dhe të forcojnë kontrollin financiar.

Për shumë ekipe financiare, kalimi drejt një procesi pune financiar tërësisht të dixhitalizuar dhe të automatizuar mund të duket si një sfidë e madhe. Kalimi nga proceset manuale dhe sistemet e vjetra kërkon më shumë sesa thjesht zgjedhjen e teknologjisë së duhur. Ai kërkon një qasje të strukturuar dhe të ndarë në faza, që përputhet me objektivat e biznesit, redukton rreziqet dhe siguron një përshtatje pa pengesa.

Kalimi drejt një funksioni financiar të avancuar dixhitalisht nuk ndodh brenda një dite. Megjithatë, duke ndjekur një udhërrëfyes hap pas hapi, ekipet financiare mund të reduktojnë ndërprerjet, të përshpejtojnë kthimin e investimit (ROI) dhe të krijojnë bazën për sukses afatgjatë.

• Hapi 1: Identifikoni mungesat e efikasitetit në financë dhe AP
Përpara se të zbatohet teknologjia, bizneset duhet të auditojnë proceset e punës dhe aktivitetet ekzistuese, duke identifikuar pikat joefikase si miratimet e ngadalta, regjistrimin manual të të dhënave dhe transparencën e kufizuar në çështjet financiare.

• Hapi 2: Zgjidhni zgjidhjet dhe ofruesit e duhur
Organizatat duhet t'u japin përparësi zgjidhjeve dhe ofruesve më të përshtatshëm për sfidat e tyre të brendshme. Fushat si përpunimi i faturave, automatizimi i menaxhimit të kontratave dhe zgjidhjet për shërbimin dixhital postar janë pikënisje të zakonshme. Ofruesit e zgjidhjeve me përvojë në këto fusha jo vetëm që automatizojnë proceset kyçe financiare, por zakonisht mund të ofrojnë edhe integrim me sistemet ERP dhe sistemet financiare për të mundësuar akses të rëndësishëm në kohë reale në të dhënat financiare të të gjithë biznesit.

• Hapi 3: Zbatoni në faza
Transformimet dixhitale më të suksesshme shpesh nisin duke trajtuar zonat me ndikimin më të madh. Shumë biznese fillojnë duke automatizuar nxjerrjen e të dhënave nga faturat dhe proceset e punës së miratimit, e më pas zgjerohen në fusha të tjera. Kjo qasje e ndarë në faza siguron një kalim pa ndërprerje dhe një kthim të shpejtë të investimit.

• Hapi 4: Trajnoni ekipet dhe nxisni menaxhimin e ndryshimeve
E vërteta është se efektiviteti i automatizimit financiar varet nga efektiviteti i ekipeve që e përdorin. Shoqata për Menaxhimin Inteligjent të Informacionit (AIIM)⁶ raporton se bizneset që investojnë në trajnime të strukturuara dhe në menaxhim të ndryshimeve arrijnë një normë suksesi 25% më të lartë në përdorimin e sistemit. Për rrjedhojë, është thelbësore që ekipet financiare të kuptojnë plotësisht dhe të përdorin proceset dixhitale të punës për të arritur sukses afatgjatë.

• Hapi 5: Monitoroni, optimizoni dhe zgjeroni
Duke përdorur panele analitike në kohë reale, ekipet financiare mund të monitorojnë përmirësimet në kohët e ciklit të faturave, reduktimin e gabimeve dhe nivelet e pajtueshmërisë. Këto të dhëna performance ndihmojnë në përmirësimin e mëtejshëm të proceseve të punës, duke siguruar përmirësime të vazhdueshme me kalimin e kohës.

Për ekipet financiare, kalimi drejt një menaxhimi më inteligjent të informacionit nuk ka të bëjë vetëm me efikasitetin, por edhe me qëndrueshmërinë, kontrollin dhe aftësinë për t'u përshtatur me një strukturë financiare gjithnjë e më komplekse. Ndërkohë që bizneset vazhdojnë të rriten, proceset manuale të punës, regjistrat financiarë të paorganizuar dhe rreziqet e pajtueshmërisë janë thjesht të papranueshme.

Ka ardhur koha që Departamenti i Financave të marrë vendin që i takon në nivelin më të lartë të vendimmarrjes. Kudo ku merret një vendim i rëndësishëm biznesi, drejtuesit financiarë me vizion do të jenë aty për të ofruar njohuri të bazuara në të dhëna dhe këshilla strategjike, duke treguar se vlera e tyre shkon përtej ofrimit të një shërbimi të thjeshtë kontabiliteti.