Tre pengesat e heshtura te veprimtaria juaj (dhe si t’i rregulloni ato)

Drejtuesit operacionalë kanë investuar shuma të konsiderueshme në platformat e planifikimit të burimeve të ndërmarrjes (ERP), në automatizimin e ciklit të punës dhe në mjetet e bazuara në renë kompjuterike, por shumë prej tyre ende vënë re pamjaftueshmëri, rreziqe në pajtueshmëri dhe procese të ndërprera që ngadalësojnë biznesin e tyre.

Kjo për arsye se ditët e sotme, sfida me të cilën përballen ekipet operacionale nuk është më digjitalizimi i cikleve të punës, por integrimi i tyre në një biznes më të gjerë për të përmirësuar efikasitetin, forcuar pajtueshmërinë dhe për të rritur shkathtësinë e biznesit.

Është e qartë se teknologjia nuk mund ta garantojë e vetme efikasitetin. Shumë cikle pune mbeten të paktën pjesërisht manuale, ku të dhënat ngecin në silose, pranimet mbeten prapa dhe ku gjurmimi i pajtueshmërisë kërkon mbikëqyrje njerëzore. Jo më kot, 69% e drejtuesve operacionalë dhe të zinxhirit të furnizimit thonë se investimet e tyre në teknologji nuk kanë çuar në rezultatet që ata prisnin¹, sipas studimeve nga PWC-ja.

Duke u fokusuar në tre sfida të proceseve manuale, të cilat shpesh anashkalohen – sistemet e shkëputura dhe mungesa e dukshmërisë mbi pajtueshmërinë – drejtuesit operacionalë mund të zhbllokojnë pengesat dhe të kuptojnë potencialin e plotë të investimeve të tyre digjitale.

Ndërsa shumica e proceseve shkresore mund të zhduket, mbeten pamjaftueshmëri në ciklet e gjysmëautomatizuara të punës, në sistemet e shkëputura dhe në pikat e dobëta të pajtueshmërisë. Adresimi i këtyre sfidave nuk kërkon domosdoshmërisht më shumë teknologji, por një qasje më inteligjente e më të lidhur ndaj menaxhimit të informacionit.

Pavarësisht jetesës në mjedise moderne e të digjitalizuara, shumë njerëz e gjejnë veten duke punuar në cikle kritike pune të bizneseve në mënyra që sa vijnë e vjetrohen më shumë. Procese, si p.sh. pranimi i faturave, raportimi i pajtueshmërisë dhe menaxhimi i dhomës së postës, shpesh përfshijnë hyrje manuale të panevojshme të të dhënave, zinxhirë emailesh dhe dokumente të shkëputura.

Përpunimi i pagesës së faturave (AP) është një shembull kryesor. Shumë ekipe AP-je varen ende nga pranimet e faturave të bazuara në emaile dhe nga hyrja manuale e të dhënave, të cilat si pasojë çojnë në një mori vonesash dhe gabimesh të kushtueshme. Nga ana tjetër, automatizimi i duhur i marrjes së të dhënave, validimit dhe pranimit të faturave përshpejton rrjedhën e parave, përmirëson saktësinë dhe i jep lirshmëri ekipeve të financës që të merren me punë më strategjike.

Sistemet e shkëputura ose të veçuara ngadalësojnë ndjeshëm veprimtarinë. Kur sistemet nuk integrohen me thjeshtësi, punonjësve u nevojitet që të transferojnë manualisht të dhënat midis ERP-së, menaxhimit të marrëdhënies me klientin (CRM), financës dhe platformave për menaxhimin e dokumenteve. Kjo rezulton në gabime, pengesa dhe në harxhim më të madh kohe.

Procesi i menaxhimit të kontratave është një rast tipik. Shumë biznese varen ende nga emaili dhe dokumentet për të menaxhuar kontratat e tyre, duke e bërë më të vështirë çdo formë të gjurmimit të pranimit, kontrollit të versionit dhe zbatimit të pajtueshmërisë. Automatizimi i këtyre cikleve të punës për kontratat – nga drafti në miratim përmes ekzekutimit – ofron dukshmëri të të gjithë procesit, veprimtari më të shpejta në kohë dhe gjurmim të vazhdueshëm të pajtueshmërisë.

Kërkesat rregullatore sa vijnë e rriten, por shumë organizata nuk kanë dukshmëri mbi rreziqet potenciale në sigurinë e dokumenteve, në administrimin e informacionit dhe në pajtueshmërinë e përgjithshme rregullatore. Për shembull, 53% e bizneseve nuk kanë të drejta në aksesin e automatizuar të dokumenteve² – duke rritur ndjeshëm ekspozimin e tyre ndaj gjobave rregullatore dhe marrëdhënieve negative me publikun.

Një zgjidhje e thjeshtë për t’i adresuar këto sfida është dhoma e postës digjitale, e cila ndihmon në thjeshtimin e pajtueshmërisë duke kapur dhe përcjellë automatikisht dokumentet hyrëse. Pavarësisht nëse ato vijnë përmes emailit, letrave të skanuara ose formave digjitale. Dhoma e postës digjitale siguron që çdo dokument biznesi të arrijë menjëherë te individi ose ekipi i duhur pa rrezikun që informacionet sensitive të bien në duart e gabuara.

Përmirësimi i menaxhimit të informacionit i sjell shumë përfitime organizatës suaj, duke përmirësuar qëndrueshmërinë, shkathtësinë dhe efikasitetin në kosto përgjatë gjithë ndërmarrjes. Megjithatë, siç u shpjegua në seksionin e fundit, edhe bizneset, të cilat kanë kaluar në procese dhe cikle pune digjitale, shpesh përballen me automatizime të paplota, të dhëna të veçuara dhe mangësi në siguri, të cilat pengojnë vendimmarrjen. Pra, si mund t’i zbulojnë ekipet operacionale mundësitë e investimeve të tyre digjitale?

Reduktimi i ndërhyrjeve manuale në ciklet kyçe të punës mund të përmirësojë ndjeshëm efikasitetin e proceseve thelbësore të biznesit. Sipas studimeve të Canon³, automatizimi efikas mund të reduktojë kohën e përpunimit deri në 50% – kohë e cila mund të shfrytëzohet nga ekipet për përmirësimet strategjike në vend të detyrave të përsëritura.

Lidhja e cikleve të punës së informacionit përgjatë sistemeve të biznesit, si p.sh. ERP, CRM dhe menaxhimi i dokumenteve, eliminon pengesat e mundshme dhe mundëson vendime më të shpejta e të nxitura nga të dhënat. Kompanitë që zbatojnë automatizimin e plotë kanë 75% më shumë gjasa që të kenë epërsi në konkurrencën ndaj homologëve të tyre të paautomatizuar⁴.

Një tjetër fushë ku menaxhimi më inteligjent i informacionit luan një rol kyç është pajtueshmëria. Vetëm 51% e ekipeve të IT-së raportojnë se politikat për mbajtjen e dokumenteve janë plotësisht të automatizuara⁵, gjë e cila sigurisht që jo vetëm e shton rrezikun e shkeljes së rregullave të pajtueshmërisë, por krijon një mal me punë për ekipet lidhur me menaxhimin manual të këtij procesi. Nëpërmjet prezantimit të administrimit të informacionit në të gjithë biznesin, një kompani e forcon menjëherë sigurinë e dokumenteve, thjeshton pajtueshmërinë dhe redukton ekspozimin e saj ndaj rreziqeve ligjore.

Rezultati? Studimet kanë treguar se bizneset që optimizojnë ciklet e punës së informacionit mund të reduktojnë kostot operacionale⁶ deri në 30%. Çdo biznes mund t’i ulë kostot ndërsa përmirëson produktivitetin, thjesht duke optimizuar kohën e përpunimit, duke eliminuar komunikimet manuale dhe duke automatizuar kontrollet e pajtueshmërisë.

Ndërsa optimizimi digjital mund të duket si diçka e vështirë për t’u arritur, realiteti është thjesht disa hapa të drejtpërdrejtë:

1. Vlerësoni ciklet aktuale të punës për të identifikuar pengesat dhe ndërhyrjet manuale që ngadalësojnë veprimtarinë.
2. Veçoni siloset duke e integruar informacionin nëpër ERP, CRM dhe në sisteme pajtueshmërie.
3. Automatizoni proceset me ndikim të lartë si p.sh. pranimet e faturave, menaxhimi i kontratave dhe përcjellja e menjëhershme e dokumenteve përmes dhomës së postës digjitale.
4. Përmirësoni sigurinë dhe pajtueshmërinë duke zbatuar politika të automatizuara të mbajtjes, kontrolle të aksesit dhe nisma administrative në të gjithë kompaninë.
5. Bëhuni partner me ekspertë të cilët kuptojnë mënyrën e integrimit efikas të zgjidhjeve për menaxhimin e informacionit.

Faza tjetër e transformimit digjital te veprimtaritë nuk ka të bëjë me numrin e teknologjive të adoptuara. Përkundrazi, neve na nevojitet që teknologjia të jetë më inteligjente. Kompanitë, që i heqin mangësitë në efikasitet – automatizojnë në mënyrë inteligjente integrimin e sistemeve të tyre dhe që sigurojnë rrjedhën e të dhënave pa probleme përgjatë biznesit – do të kenë një avantazh kritik në shpejtësi, në uljen e kostove dhe në qëndrueshmërinë operacionale.

Kryesorja është identifikimi i mundësive për të automatizuar ciklet kyçe të punës, duke lidhur sistemet e ndryshme të IT-së përgjatë biznesit dhe duke reduktuar varësinë nga pajtueshmëria manuale. Vetëm atëherë bizneset do t’i heqin mangësitë dhe do të fillojnë të përfitojnë maksimalisht nga transformimi i tyre digjital.

Menaxhimi efikas i informacionit nuk është thjesht një ambicie e madhe, por është një aset strategjik që çdo organizatë duhet t’i kushtojë vëmendje. Ai nxit ndikime të matshme në biznes. Me zgjidhjet e duhura, si p.sh. dhomat e postës digjitale, menaxhimi i kontratave dhe automatizimi AP, organizatat më në fund mund të fillojnë të përparojnë përtej cikleve të ndërprera të punës për të krijuar modelin operacional të së ardhmes.