Nga projekti në progres: mënyra se si menaxhimi më inteligjent i informacionit nga BNj-ja sjell ndikime strategjike

Por me gjithë këtë progres, pse metodat e punës së BNj-së nuk kanë ecur me të njëjtin ritëm? Me pak fjalë, pse ka ende kaq shumë punonjës të BNj-së që fotokopjojnë kontrata dhe regjistrojnë manualisht të dhëna në fletëllogaritëse, sikur të ishte viti 2005?

Edhe pse ndryshimet e gjera në politikat e punësimit dhe metodat e punës në shumë biznese vendosin BNj-në në qendër të vëmendjes dhe përshpejtojnë evolucionin e saj nga një funksion taktik në një prioritet strategjik, shumë departamente të BNj-së përballen ende me procese manuale, procese të ngadalta pune dhe sisteme të fragmentuara.

Pavarësisht përparimeve në teknologjinë e vendit të punës, 48% e profesionistëve të BNj-së e vlerësojnë menaxhimin e tyre të informacionit si mesatar ose të dobët¹. Shumë persona ende mbështeten në procese të bazuara në dokumente fizike, seri emailesh dhe fletëllogaritëse për të gjurmuar të dhënat e punonjësve, pajtueshmërinë dhe vlerësimet e performancës. Kjo mungesë efikasiteti sjell humbje kohe, rrit rrezikun dhe kufizon aftësinë e BNj-së për të ofruar vlerë strategjike.

Në mënyrë që ekipet e BNj-së të shtojnë vlerën më të madhe në bizneset moderne, duhet një ndryshim nga shpenzimi i kohës për të realizuar detyra në mënyrë reaktive, drejt parashikimit të nevojave të biznesit. Për të arritur këtë, ekipet e BNj-së kanë nevojë për mjetet që t’i kryejnë detyrat administrative në mënyrë më efikase dhe me më pak mbikëqyrje, duke u mundësuar atyre të nxisin ndryshimin në organizatat e tyre.

Kur proceset e BNj-së nuk funksionojnë, kjo prek të gjithë organizatën.

Përvoja e dobët e integrimit të punonjësve të rinj, për shembull, mund të krijojë një imazh që lë gjurmë. Ndikimi mund të jetë i rëndë, ku një në katër punonjës mund të ndihen të zhgënjyer brenda tre muajve të parë.². Sistemet e dobëta gjithashtu sjellin rreziqe të mundshme për pajtueshmërinë, ku 31% e organizatave pranojnë se siguria e të dhënave të BNj-së është e papërshtatshme³. Këto mungesa efikasiteti rrisin zëvendësimin e punonjësve, krijojnë rreziqe qeverisjeje dhe pengojnë BNj-në në ndjekjen e prioriteteve strategjike.

Ekipet e BNj-së shpenzojnë mesatarisht pesë ose më shumë orë në javë për detyra administrative⁴ dhe për organizatat më të mëdha ky numër rritet ndjeshëm. Në mungesë të sistemeve dixhitale efektive, profesionistët e BNj-së kalojnë më shumë kohë duke kërkuar miratime, duke monitoruar manualisht pajtueshmërinë dhe duke përpiluar raporte, në vend që të përqendrohen te strategjia për talente.

Departamentet e BNj-së menaxhojnë informacionin sensitiv të punonjësve, megjithatë shumë punonjës ende mbështeten në fletëllogaritëse të shkëputura, dokumente fizike ose sisteme të vjetruara. Gjobat e GDPR-së vetëm për vitin 2023 tejkaluan vlerën prej 2,1 miliardë € në të gjithë BE-në⁵. Pa një monitorim të sigurt dhe të automatizuar të pajtueshmërisë te BNj-ja, organizatat përballen me rreziqe ligjore të shtuara.

Ekipet e BNj-së ruajnë të dhëna të vlefshme për fuqinë punëtore, por shpesh nuk kanë mjetet për t'i analizuar dhe për të vepruar. Ndërkohë që drejtuesit e BNj-së kërkojnë të marrin një pozicion më strategjik në lidhje me ekipet ekzekutive drejtuese, aksesi i të dhënave në kohë reale mbi tendencat e punonjësve, mangësitë në aftësi dhe rreziqet e mbajtjes së punonjësve, do të jetë thelbësor për të kaluar nga një vendimmarrje reaktive në një proaktive⁶.

Organizatat drejtuese po lëvizin drejt proceseve dixhitale të BNj-së, të automatizuara dhe me përparësi dixhitale, që reduktojnë kohën administrative, përmirësojnë sigurinë dhe shpalosin të dhëna të bazuara në analizë. Duke vepruar kështu, ato përfitojnë shumë më tepër se sa menaxhimi tradicional i personelit nga BNj-ja.

Ekipet e BNj-së që përdorin automatizimin reduktojnë ndjeshëm ngarkesën e tyre administrative. Për shembull, Canon Italy zbatoi brenda kompanisë një sistem dixhital për menaxhimin e rasteve të BNj-së brenda organizatës, duke reduktuar kohën administrative me 15% dhe duke përmirësuar monitorimin e pajtueshmërisë.⁷. Funksionalitetet e tilla si portalet me vetëshërbim të BNj-së u lejojnë punonjësve të aksesojnë politikat, të kërkojnë leje dhe të përditësojnë të dhënat pa ndërhyrje manuale të BNj-së, duke reduktuar pyetjet deri në 50%⁸.

Gjurmimi i automatizuar i dokumenteve, monitorimi i pajtueshmërisë dhe aksesi i sigurt i bazuar në role për informacionet e BNj-së reduktojnë ndjeshëm rreziqet e sigurisë dhe pajtueshmërisë. Ka pasur goxha progres në këtë drejtim, me mbi 53% të drejtuesve të TI-së që tashmë zbatojnë masa të automatizuara sigurie për të dhënat e BNj-së për të parandaluar aksesin e paautorizuar⁹.

Ekipet e BNj-së përdorin një sërë metodash për të gjurmuar të dhëna të rëndësishme të fuqisë punëtore, si treguesit e largimeve dhe tendencat e angazhimit. Shumë prej këtyre metodave përfshijnë rishikimin manual të informacionit nga burime të ndryshme dhe përgatitjen e raporteve të statusit nga ana e punonjësve të BNj-së. Panelet e kontrollit në kohë reale ofrojnë akses të menjëhershëm në këto të dhëna, ndërkohë që shpalosin analitika parashikuese për të ndihmuar drejtuesit e BNj-së të parashikojnë nevojat për rekrutim, të identifikojnë rreziqet e largimit dhe të planifikojnë për mangësitë e ardhshme të aftësive¹⁰.

Mbi të gjitha, BNj-ja ka të bëjë me njerëzit, jo me proceset. Një qasje me përparësi dixhitale përmirëson përvojën e integrimit së punonjësve të rinj, monitorimin e performancës dhe aksesin në shërbimet e BNj-së, duke ofruar për punonjësit përvojën dixhitale pa ndërprerje që ata presin. Studimet e Canon tregojnë se kompanitë që modernizojnë sistemet e tyre të BNj-së shohin një rritje prej 25% të vlerësimit nga punonjësit.¹¹.

Për shumë ekipe të BNj-së, dixhitalizimi i menaxhimit të informacionit mund të duket i vështirë për t’u menaxhuar. Fatmirësisht, transformimi nuk ka pse të jetë i mundimshëm ose i menjëhershëm. Një qasje e strukturuar dhe e ndarë në faza siguron suksese të shpejta, duke krijuar një bazë për dixhitalizimin afatgjatë.

1. Vlerësoni dobësitë aktuale – Identifikoni pengesat në proceset e punës së BNj-së dhe monitorimin e pajtueshmërisë.
2. Zgjidhni një Sistem të integruar të Informacionit të Burimeve Njerëzore (HRIS) – Sigurohuni që të përfshijë funksione për automatizim, analitikë dhe kontrolle të sigurta të aksesit.
3. Dixhitalizoni dhe centralizoni të dhënat e punonjësve – Kaloni nga dokumentet fizike te ruajtja dixhitale për akses më të shpejtë dhe siguri më të lartë.
4. Automatizoni proceset kryesore të punës së BNj-së – Filloni me fusha si integrimi i punonjësve të rinj, monitorimi i pajtueshmërisë dhe menaxhimi i performancës për të arritur suksese të shpejta.
5. Forconi pajtueshmërinë dhe sigurinë – Zbatoni politika të automatizuara për ruajtjen e dokumenteve, evidenca auditesh dhe akses në bazë të roleve.
6. Mbështetni përshtatjen përmes trajnimit dhe menaxhimit të ndryshimeve – Sigurohuni që ekipet e BNj-së dhe punonjësit të dinë si t’i përdorin sistemet e reja.

Drejtuesit e BNj-së kanë një mundësi unike për të rikonceptuar rolin e tyre në biznes. Ata nuk shihen më thjesht si administratorë pasi po kthehen në organizues strategjikë, planifikues të forcës punëtore dhe vendimmarrës të rëndësishëm. Por për ta arritur këtë, atyre u duhen mjete moderne dixhitale që u mundësojnë të fokusohen te njerëzit dhe jo te dokumentet.

Kalimi në menaxhimin inteligjent të informacionit nuk është vetëm një hap për rritjen e efikasitetit por është një ndryshim themelor në mënyrën se si funksiono BNj-ja. Ata që do të zbatojnë modernizimin do të përmirësojnë përvojën e punonjësve, do të forcojnë pajtueshmërinë dhe do të fitojnë njohuritë e nevojshme për të nxitur suksesin e biznesit.

Pyetja nuk është më nëse duhet të dixhitalizohet funksioni i BNj-së, por sa shpejt mund ta realizojë këtë organizata juaj.