8 mënyra për të printuar në mënyrë të sigurt me printerët Canon

Zgjidhjet e sigurta të printimit janë një kërkesë thelbësore në mjedisin modern të punës. Dëshira për punë të kombinuar dhe zgjidhje më kuptimplote portative vazhdon të shtrojë kërkesa për sigurinë e rrjeteve dhe pajisjeve të tyre të lidhura – duke përfshirë printerët.

Pavarësisht nëse përdoret për të printuar fatura, për të kopjuar kontrata apo për të skanuar dokumente delikate, një printer shumëfunksional vazhdon të jetë në qendër të zyrës. Të qenit i arritshëm për përdorues të ndryshëm në pika të ndryshme i sjell komoditet një biznesi, por gjithashtu rrit rreziqet e sigurisë kibernetike në të njëjtën kohë.

Pra, si mund të prodhoni kopje të shtypura kur ju nevojiten, por gjithashtu të mbroni informacionin konfidencial dhe të ruani sigurinë e përgjithshme të të dhënave?

Siç shpjegon specialisti i marketingut të produkteve të Canon Europe, Zubair Rahim, printerët më të fundit Canon MAXIFY dhe PIXMA vijnë me një sërë funksionesh të sigurta printimi. "Nëse jeni duke përdorur një nga printerët e gamës MAXIFY GX, si modelet e zyrës në shtëpi GX4040 dhe GX3040, ose modelet e zyrave të vogla GX5040, GX6040 dhe GX7040, atëherë jo vetëm që do të keni rendiment të lartë, por edhe një shkallë e lartë sigurie printimi”, - thotë ai.

Pajtueshmëria me GDPR dhe rregulloret e tjera të mbrojtjes së të dhënave në mbarë botën do të thotë që bizneseve u kërkohet të mundësojnë sigurimin dhe privatësinë e informacionit personal. Printerët paraqesin një dobësi të mundshme këtu, me mundësinë e aksesit të paautorizuar në të dhënat konfidenciale. Ndërsa kjo varet më shumë nga proceset sesa nga pajisjet që përdor një biznes, ka disa funksione të integruara në printerët më të fundit të Canon që rrisin sigurinë e printimit dhe zvogëlojnë rrezikun e shkeljes së kërkesave për mbrojtjen e të dhënave.

Këtu, ne theksojmë hapat kryesorë që mund të ndërmerrni për të siguruar printim të sigurt dhe për të mbrojtur dokumentet delikate.

• Printimi dhe skanimi i sigurt në renë kompjuterike nëpërmjet Cloud Link
• Vendosni një fjalëkalim administratori
• Përfitoni sa më shumë nga ndërfaqja në distancë
• Monitoroni regjistrin e punëve
• Forconi sigurinë me përditësimet automatike të programit të integruar
• Aktivizoni një rikujtesë origjinale të heqjes
• Shtoni një filigran me printim stampe/sfondi
• Printim i sigurt me enkriptim TLS 1.3

Ka shumë rreziqe që lidhen me mbajtjen e të dhënave të ndjeshme në një kompjuter ose laptop. Pajisja mund të vidhet ose hakohet dhe pajisja e ruajtjes së të dhënave mund të pësojë defekt ose të dëmtohet. Ruajtja e të dhënave dhe e dokumenteve në renë kompjuterike jep një nivel të mëtejshëm mbrojtjeje dhe mundëson printim e skanim të sigurt në shërbimet e njohura të resë kompjuterike nëpërmjet Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

"Mund të hyni në Cloud Link përmes ekranit të printerit, nëse është i pajisur me një të tillë, ose duke përdorur aplikacionin Canon PRINT në një smartfon," - shpjegon Zubair. "Organizatat janë në gjendje të mbajnë dokumente të centralizuara brenda një llogarie të përbashkët në Google Drive™, Dropbox™, shërbimin Evernote® dhe Microsoft OneDrive®, ndaj nuk ka nevojë të mbani kopje të shumta të ruajtura lokalisht."

Google Classroom™ tani është përfshirë edhe në Cloud Link, duke u mundësuar mësuesve dhe nxënësve të printojnë dokumente të përbashkëta dhe të skanojnë direkt në një dosje Google Drive nga printeri.

Një opsion i thjeshtë dhe i përshtatshëm është aftësia për të konfiguruar një fjalëkalim administratori për të kufizuar aksesin e paautorizuar në printer në printerët Canon MAXIFY dhe PIXMA në rrjet. Administratori mund të konfigurojë deri në 20 përdorues të autorizuar në printer, secilit prej të cilëve mund t'i caktohet një fjalëkalim individual. Pa fjalëkalimin, ekrani mbetet i kyçur. Kjo ndihmon për t'u siguruar që printeri të mos mund të përdoret apo të mos i ngatërrohen cilësimet nga kushdo që sapo shkon te printeri. "Kjo është një veçori sigurie veçanërisht e dobishme për printerët që ndodhen në një hapësirë ​​publike," - thotë Zubair. "Kjo do të thotë që mund t'i konfiguroni të gjitha cilësimet e Wi-Fi dhe LAN dhe t'i mbyllni të gjitha me fjalëkalimin e administratorit.

"Keni mundësinë të kontrolloni se çfarë mund të bëjnë edhe përdoruesit e lejuar. Mund të kufizoni kopjimin vetëm në bardhezi, për shembull, ose të kufizoni funksionet e skanimit si skanimi në njësi USB Flash (nëse ka) ose aksesin në renë kompjuterike nëpërmjet ekranit të printerit."

Përveç aktivizimit të funksioneve të sigurta të printimit në vetë printerin, mund dhe ta menaxhoni pajisjen e përdoruesit nga distanca duke përdorur ndërfaqen e Canon në distancë.

Ndërfaqja në distancë mund të hapet drejtpërdrejt përmes një shfletuesi interneti ose aplikacionit Canon PRINT. Ajo ju mundëson të konfiguroni cilësimet e printerit, të ekzekutoni detyrat e mirëmbajtjes dhe, më e rëndësishmja, të ndryshoni fjalëkalimet, të kufizoni aksesin dhe të konfiguroni protokollet e autentikimit të sigurisë së printerit.

"Të gjitha këto protokolle mund të menaxhohen nëpërmjet ndërfaqes në distancë," - shton Zubair. "Cilësimet e AirPrint dhe të Bonjour, dhe mënyrat në të cilat njerëzit mund të aksesojnë një printer, gjithashtu mund të modifikohen. Kjo mund të jetë e dobishme nëse jeni në një pikë fikse, qoftë kjo zyrë apo shtëpi, dhe dëshironi që printerin në fjalë ta përdorin vetëm përdoruesit brenda asaj pike – mund të kufizoni aksesin me IP dhe të lejoni vetëm ato adresa IP që i njihni dhe i besoni për t'u lidhur me pajisjen."

Nëse jeni administratori ose përdoruesi kryesor i një printeri dhe dyshoni se dikush po keqpërdor pajisjen ose e akseson kur nuk i lejohet, mund ta identifikoni duke përdorur regjistrin e punëve të printerit.

"Është një historik i thjeshtë i punëve të printimit, i cili ju mundëson të gjurmoni çdo sjellje të pazakontë printimi," - shpjegon Zubair. "Pra, nëse ka sasi të pazakonta të punëve të printimit, ose ato po kalojnë në momente kur e dini se askush nuk duhej të përdorte printerin, atëherë (duke supozuar se keni vendosur një fjalëkalim administratori) mund të hapni ekranin e identifikimit tek regjistri i punëve në një printer që është i pajisur me një të tillë."

Përditësimi i programit të integruar në smartfon, tabletë ose kompjuter është pjesë rutinë e jetës moderne dhe përditësime të ndryshme ndonjëherë ofrohen edhe për printerët.

Më parë, do t'ju duhej të ndiqnit kërkesat në ekran për të instaluar programin e integruar më të fundit ose të kontrolloni versionin e tij në vetë pajisjen. Mund ta përditësoni gjithashtu manualisht duke përdorur ndërfaqen në distancë ose duke kontrolluar faqen e mbështetjes së Canon për të parë nëse ka dalë version i ri.

"Tanimë disa nga printerët më të fundit, si Canon MAXIFY GX3040 dhe Canon MAXIFY GX4040, kanë përditësime automatike të firmuerit," - thekson Zubair. "Këto modele sigurojnë instalimin e përditësimeve më të fundit."

Ruajtja e informacionit delikat është një konsideratë e rëndësishme kur përdorni funksionin e skanerit ose të kopjimit të një printeri shumëfunksional. Është shumë e lehtë të lini pa dashje një dokument te xhami, për shembull, të cilin një person i paautorizuar mund ta gjejë më vonë.

Për t'iu përgjigjur këtij shqetësimi, shumë printerë të rinj shumëfunksionalë Canon tani ofrojnë opsionin për të vendosur një rikujtesë që ju kërkon të hiqni dokumentin origjinal.

"Pasi ta keni aktivizuar këtë funksion," - shpjegon Zubair, - "printeri shfaq një kërkesë në ekran si dhe jep një rikujtesë audio rreth një minutë pasi të keni bërë një skanim ose fotokopje që e keni lënë dokumentin në xham."

Nëse jeni duke printuar dokumente konfidenciale, atëherë funksioni i printimit me stampë/sfond në modelet e gamës Canon PIXMA dhe MAXIFY ofron siguri të mëtejshme.

"Është pothuajse si vendosja e një filigrani në dokument," - thotë Zubair. "Funksioni Stamp ju mundëson të printoni tekst shumë të zbehtë ose një stampë fotografike pas të dhënave të dokumentit. Mund të zgjidhni një datë, orë ose emër përdoruesi, për shembull, duke ju lejuar të nënvizoni natyrën delikate të dokumentit dhe të gjurmoni dhe e ndiqni çdo kopje që mungon."

Versioni i fundit i protokollit të enkriptimit Transport Layer Security (TLS) është më i shpejtë dhe ofron siguri të përmirësuar kur bëhet fjalë për lidhjen e një printeri me rrugëzuesin. Canon ka sjellë mbështetje për TLS 1.3 në Canon MAXIFY GX4040 dhe GX3040.

"Versioni i mëparshëm - TLS 1.2 - është ende i sigurt dhe është protokolli më i përdorur i enkriptimit nëpër rrjete," - pohon Zubair, - "por ne po vendosim TLS 1.3 në pajisjet tona për t'u siguruar që të jenë në përputhje me enkriptimin më të mirë me të cilin vijnë pajisjet e reja.

"Ndryshe nga shumë funksione të sigurta të printimit praktik që kemi prezantuar në modelet tona MAXIFY dhe PIXMA, disa përdorues mund të mos shohin veçori si enkriptimi me TLS 1.3 për mbrojtjen e të dhënave dhe mbështetjen WPA3, e cila ofron përmirësime në lidhjen dhe mbrojtjen e rrjetit nga rreziqet e sigurisë si përgjimi dhe mashtrimi. Por ne po i bëjmë këto shtesa në prapaskenë për t'u siguruar që printimi të jetë më i sigurt."

Në këto kohë ku gjithçka është e lidhur me rrjetet, është e rëndësishme të sigurohet mbrojtja e informacionit delikat. Karakteristikat dhe funksionet e sigurisë në printerët Canon mund të ndihmojnë që printimi juaj të jetë sa më i sigurt që të jetë e mundur dhe informacioni në dokumentet tuaja të printuara të jetë i sigurt.



Shkruar nga Marcus Hawkins